La majorité des entreprises font régulièrement face à des impayés de la part des clients. Il peut s’agir d’un oubli de leur part ou d’un problème financier ponctuel. Les entrepreneurs doivent à la fois penser à maintenir une bonne relation avec leurs clients, mais à la survie de leur entreprise.
Une entreprise qui détient des impayés subit des conséquences économiques qui peuvent être graves. Il faudra donc qu’elle mette en œuvre une procédure pour récupérer ses factures. Pour assurer la récupération des factures tout en conservant les clients, voici la procédure à entreprendre.
La relance, l’étape préalable à entreprendre pour récupérer des factures
Pour récupérer les factures, un règlement à l’amiable est d’une grande aide. Il permet de conserver une bonne relation avec vos clients tout en récupérant vos factures. Effectuer une relance est l’une des solutions à utiliser si on souhaite procéder à un règlement à l’amiable. Elle fait partie des solutions les plus efficaces pour récupérer ses factures. En cas d’impayés, pour garder sa clientèle, rien n’est plus efficace que d’employer une solution courtoise pour rappeler à ses clients les factures.
La relance est un courrier formel qui permet au client de prendre conscience afin de solder les factures. Elle est la première étape à laquelle il faut recourir dans le cas de récupération des factures.
Plus qu’un simple moyen de récupération des factures, la relance peut donner des résultats très rapidement. Dans le cas d’un oubli, grâce à cette lettre, le client se fera un plaisir de rembourser son dû. S’il s’agit d’une difficulté financière, il prendra conscience et trouvera un moyen de vous satisfaire.
La rédaction d’une lettre de relance est très simple. Certaines mentions obligatoires doivent y figurer. Il s’agit entre autres du numéro et de la date de facture impayée, du montant de la facture, de la date d’échéance de la facture et du délai supplémentaire pour le paiement de la facture. Ces mentions doivent être indiquées sur la lettre. Pour son efficacité, la relance doit être envoyée les premiers jours après l’échéance de paiement de la facture.
La relance n’est en effet, pas une lettre d’huissier. Elle est rédigée par vous-même. Autrement dit, par l’entreprise qui est la créancière. Vous pouvez donc ajouter des informations complémentaires comme une copie des factures impayées. La relance peut être envoyée deux à trois fois de suite, avec l’indication du nombre de fois sur chaque lettre, si vous n’avez pas un retour de votre client.
Le message par mail ou l’appel par téléphone, l’étape de résolution à l’amiable
La relance, aussi efficace soit-elle, peut ne pas aboutir. Il arrive que malgré ces relances le client ne se manifeste pas. Vous devez recourir à une deuxième méthode. Il s’agit d’envoyer un mail au client ou de contacter directement le client par appel. Cela peut être la meilleure option pour vite récupérer ses factures. En cas d’intervention judiciaire, les conversations menées par mail avec les clients dans le but de récupérer vos factures représentent des preuves irréfutables de vos tentatives de récupération de vos factures.
L’appel doit rester le plus courtois possible. Évitez de vous emporter et surtout ne menacez pas le client. C’est un règlement à l’amiable et vous devez récupérer vos factures en toute sérénité. N’hésitez tout de même pas à rappeler à votre client, l’échéance de paiement et l’obligation de payer dans le plus bref délai. Si les deux méthodes ne fonctionnent toujours pas, vous pouvez passer à l’étape suivante.
La mise en demeure, l’étape capitale à entreprendre pour récupérer les impayés
La mise en demeure est l’étape cruciale à entreprendre si les premières méthodes de recouvrement restent sans résultat positif. C’est d’ailleurs la dernière du règlement à l’amiable pour récupérer ses factures. Lorsque vous avez suivi les premières étapes pour récupérer vos factures sans suite, c’est le moment d’adresser une lettre de mise en demeure à votre débiteur. La lettre doit indiquer certaines mentions obligatoires pour sa validité.
Idéalement par lettre recommandée, elle doit être envoyée avec accusé de réception. Après la réception du courrier par votre client, ce dernier a environ 30 jours pour rembourser ses factures impayées. Il a également la possibilité de ne pas se plier à votre volonté. Dans ce cas, vous pouvez passer à l’étape finale qui ne sera pas un règlement à l’amiable. La mise en demeure est une étape obligatoire pour d’entamer une quelconque procédure judiciaire de recouvrement des impayés.
La procédure judiciaire, l’ultime étape pour récupérer les factures
Si les étapes précitées ne sont pas concluantes, la procédure judiciaire est l’ultime étape pour récupérer vos factures. Vous devez lancer la démarche de recouvrement judiciaire en dernier recours. Trois procédures judiciaires existent pour récupérer ses factures. La première qui est l’injonction de payer est une demande simplifiée prévue pour les entreprises qui n’ont pas suffisamment les moyens, car elle est moins coûteuse.
La deuxième procédure est le référé provisoire qui est également moins coûteux. Il permet de rentrer rapidement en possession de ses factures. Le créancier doit posséder par ailleurs de preuves incontestables pour justifier sa créance. La dernière procédure est l’assignation en paiement. Cette démarche est beaucoup plus complexe et plus onéreuse. Elle intervient en dernière position lorsque les premières démarches judiciaires restent infructueuses.
